Conheça uma abordagem estruturada para uma equipe de tecnologia.
Gerenciar projetos de design e desenvolvimento de software pode ser uma tarefa complexa e desafiadora, principalmente quando se lida com equipes multidisciplinares, clientes com diferentes necessidades e prazos apertados. Uma boa organização, documentação unificada e detalhada, e o acompanhamento eficiente do progresso do projeto são cruciais para garantir que as entregas aconteçam dentro do prazo, garantindo qualidade e congruência com as expectativas dos stakeholders.
Uma maneira eficiente de alcançar esse objetivo é adotar uma estrutura bem definida para o gerenciamento do projeto. Este artigo descreve como um template estruturado no Confluence pode ser a chave para otimizar o gerenciamento de projetos, especialmente em equipes de consultoria que lidam com uma variedade de projetos, clientes e necessidades.
Por que utilizar um template no Confluence?
Antes de explicarmos sobre o que fizemos, primeiro precisamos detalhar porque nós fizemos e de onde veio a motivação para tudo isso. Como parte do time de Consultoria e Parcerias do Instituto ELDORADO, ao longo de um projeto envolvendo Design e Desenvolvimento Web e Mobile em 2024, nós percebemos um espaço aberto para algumas melhorias no que diz respeito a cada área técnica envolvida no projeto, bem como na relação entre o time técnico e os stakeholders do projeto: falta de detalhamento no registro das tomadas de decisões, e desalinhamento entre informações e atualizações, tanto no protótipo de design como no que tinha sido implementado no código.
O Confluence é uma ferramenta de colaboração e documentação amplamente utilizada em ambientes corporativos e equipes ágeis, especialmente para organizar e centralizar a comunicação de projetos. Ela permite que todos os membros do time, independentemente da sua localização, acessem informações de forma centralizada, atualizada e colaborativa. Além disso, essa plataforma pertence à Atlassian, a mesma empresa que criou o Jira, Bitbucket, entre outras ferramentas. Um dos motivos para utilizarmos o Confluence foi a integração disponível entre ele e o Jira, permitindo que os conteúdos de cada um desses sistemas refletissem e conversassem entre si.
Consequentemente, um dos pontos mais importantes para o sucesso de um projeto, e para a “passada de bastão” entre os times de Design e Dev, é elaborar uma documentação que tenha como fundamentos a organização, o detalhamento e o compartilhamento das informações. Para isso, um ótimo caminho a se adotar em times modernos de tecnologia é a criação de templates: artefatos digitais que fornecem uma estrutura básica e personalizada de acordo com as especificidades de um time ou de um projeto, como escopo, premissas e necessidades.
Ao utilizar um template no Confluence, as equipes podem garantir uma estrutura consistente para cada projeto, o que facilita o acompanhamento de todas as etapas e processos envolvidos, desde o planejamento inicial até a execução e entrega final.
Além disso, o uso de templates no Confluence permite que a documentação do projeto seja mantida de maneira organizada e eficiente, o que pode reduzir os riscos de falhas de comunicação e garantir que todos os membros da equipe e stakeholders estejam na mesma página.
Criando o Template no Confluence para documentação e gerenciamento de Design e Desenvolvimento
O template no Confluence em questão foi projetado para lidar com as demandas de projetos de design e de desenvolvimento de software, incluindo aspectos de gestão ágil, comunicação com o cliente, planejamento de sprints e acompanhamento de requisitos. A seguir, vamos explorar em detalhes cada uma das seções do template e entender como utilizá-las para otimizar a execução de seu projeto.
- Informações do Projeto
A primeira seção do template é onde são registradas as informações essenciais sobre o projeto. Aqui, você encontrará detalhes como: nome do projeto, o cliente, o tipo de projeto (por exemplo, MVP, Discovery, Redesign); as datas importantes, como o início e o término previstos; além de quem são os responsáveis pelas diferentes frentes de trabalho.
Essa seção é crucial para fornecer uma visão geral clara do projeto, garantindo que todos os membros da equipe saibam exatamente em que estão trabalhando e qual é o objetivo final. O uso de categorias como “Fomento” e “Código do Projeto” pode ser útil para garantir que todos os aspectos administrativos do projeto também sejam documentados de forma acessível.
- Stakeholders e Time
O sucesso de qualquer projeto depende de uma comunicação eficiente com todos os envolvidos nele, tanto internos quanto externos. A seção de Stakeholders permite que você liste todos os participantes do projeto, incluindo o cliente, membros da equipe, líderes e qualquer outra parte relevante. Além disso, ela ajuda a identificar claramente as funções de cada um e o contato para facilitar a comunicação.
Com a inclusão do Time ELDORADO, é possível fazer uma distinção clara entre as equipes internas envolvidas no projeto, o que facilita a coordenação entre as diversas áreas de competência.
- Cronograma
O cronograma é uma das ferramentas mais poderosas para garantir que todos os membros da equipe estejam alinhados quanto aos prazos e entregas do projeto. O template do Confluence permite que você registre de forma clara e objetiva as datas de início e término de cada sprint, assim como o progresso geral do projeto. Além disso, é possível incluir marcos importantes e etapas de validação, como revisões de design ou feedback de clientes.
Essa estrutura de cronograma ajuda a manter o foco no que precisa ser feito a curto e longo prazo, além de permitir ajustes rápidos caso o projeto sofra mudanças.
- Reuniões de Alinhamento
As reuniões são essenciais para garantir que todos os envolvidos no projeto estejam alinhados quanto as etapas das entregas e quaisquer problemas que possam surgir. A seção de reuniões de alinhamento no template permite registrar as datas das reuniões, os participantes, os tópicos discutidos e as decisões tomadas. Dessa forma, todo o time tem acesso rápido às informações e pode acompanhar o que foi discutido em cada encontro.
Além disso, ao documentar as reuniões, se mantém uma trilha clara de todas as interações, o que pode ser extremamente útil para referência futura ou para resolver quaisquer mal-entendidos.
- Requisitos do Produto e Regras de Negócio
A seção de Requisitos do Produto é onde o produto começa a ganhar forma. Aqui, os requisitos do cliente e do produto são detalhados, com informações sobre as histórias de usuário, os requisitos funcionais e não funcionais, e os critérios de aceitação. Essa seção é a base para o trabalho de desenvolvimento, pois define claramente o que precisa ser feito e como será validado.
Na parte de Regras de Negócio, é onde se descreve um determinado detalhe do negócio que pode delimitar um caminho específico sobre sua estrutura ou seu comportamento, respeitando as estratégias definidas para o produto.
Ter uma visão clara dos requisitos e das regras ajuda a evitar ambiguidades durante o desenvolvimento e durante o processo de prototipação de design, o que é fundamental para evitar retrabalho e garantir que o produto final esteja de acordo com as expectativas do cliente e funcionando estrategicamente.
- Design
Aqui é onde todas as decisões de design, tomadas tanto pelos designers quanto em conjunto com os stakeholders do projeto, são documentadas e compartilhadas entre todos os envolvidos das frentes de trabalho, possibilitando uma maior colaboração entre os profissionais e uma unificação de informações e arquivos relevantes.
Na seção Design existem páginas específicas para cada etapa do processo de design de produtos digitais e de experiência de usuário. Por exemplo, a página Prototipação é dedicada ao registro de todos os arquivos editáveis e links de protótipos navegáveis, como os do Figma; links de ferramentas de quadro-branco colaborativas e qualquer outro tipo de arquivo relevante para essa fase do processo.
- Desenvolvimento
A seção de desenvolvimento do template organiza informações essenciais para gerenciamento de releases e manutenção do código. Ela inclui uma visão geral, listando a URL da página web, os responsáveis pelo desenvolvimento e pelo gerenciamento de versão, além de um histórico detalhado de versões. Além disso, há uma área dedicada a ações pendentes, que detalha tarefas a serem concluídas para versões específicas, como revisões de conteúdo e testes de compatibilidade em diferentes dispositivos.
O template também inclui links importantes, como o repositório do código, o ambiente de teste e a página web em produção, garantindo fácil acesso aos principais recursos do desenvolvimento. Para assegurar uma implementação eficiente, a seção também fornece notas adicionais com procedimentos de rollback, instruções de implantação e documentação de suporte.
Já os Release Notes oferecem uma visão geral detalhada de cada versão lançada, destacando suas principais mudanças, melhorias de desempenho, correções de falhas e quaisquer problemas conhecidos. Essa documentação auxilia tanto a equipe técnica quanto os usuários no acompanhamento das atualizações do software.
- Tarefas e Cronograma de Sprints
Com base nas histórias de usuário e requisitos do produto, o template permite que você crie uma lista de tarefas para cada sprint. Cada tarefa pode ser atribuída a um responsável, e sua prioridade e status podem ser facilmente monitorados. Além disso, a seção de sprints oferece uma visão clara do progresso do projeto ao longo das semanas, permitindo identificar rapidamente quaisquer obstáculos ou atrasos.
A seção de cronograma de sprints é uma excelente maneira de dividir o trabalho de forma que ele seja entregue em incrementos pequenos e gerenciáveis, seguindo os princípios da metodologia ágil.
- Feedback e Retrospectiva
Após cada sprint, é importante coletar feedback dos stakeholders e da equipe. A seção de feedback e retrospectiva permite registrar tanto os aspectos positivos quanto as áreas que precisam de melhorias. Além disso, ela oferece um espaço para documentar as lições aprendidas e as ações corretivas a serem tomadas na próxima sprint, ajudando a equipe a se ajustar continuamente e melhorar seu desempenho.
A retrospectiva é uma das partes mais valiosas do processo ágil, pois permite que o time aprenda com cada ciclo de trabalho e se torne mais eficiente com o tempo.
Benefícios de usar o Template no Confluence
Usar esse template no Confluence traz muitos benefícios, especialmente em projetos de consultoria e desenvolvimento de software, onde a organização e a comunicação são cruciais para seu sucesso. Aqui estão alguns dos principais benefícios:
- Centralização da Informação: Com todos os detalhes do projeto em um único lugar, o template facilita o acesso rápido e centralizado a informações importantes para toda a equipe.
- Facilidade de Colaboração: A ferramenta permite que múltiplos membros da equipe atualizem o template simultaneamente, garantindo que as informações estejam sempre atualizadas e acessíveis.
- Rastreamento de Progresso: Com a estrutura de sprints e revisões, o template ajuda a manter o foco nas metas e facilita o acompanhamento do progresso do projeto.
- Planejamento e Execução Mais Eficientes: Ao detalhar claramente as tarefas, requisitos e responsabilidades, o template melhora o planejamento e a execução das sprints.
Conclusão
O template desenvolvido no Confluence para gerenciamento de projetos de desenvolvimento é uma ferramenta poderosa para equipes que buscam otimizar seus processos e garantir que todos os aspectos do projeto sejam bem documentados e executados. Ele proporciona clareza, organização e facilita a colaboração entre todos os envolvidos, garantindo que o projeto seja concluído dentro do prazo, com qualidade e conforme as expectativas.
